Contoh Surat Resmi dan Cara Menulisnya Yang Sesuai

Pernahkah Anda disuguhi pertanyaan apa itu surat resmi dan apa bedanya dengan surat tidak resmi? Atau pernahkah Anda diperintah oleh pimpinan untuk membuat sebuah surat resmi sedangkan Anda belum faham cara membuatnya?

Tenang dan jangan bingung, sebentar lagi Anda akan mengerti apa itu surat resmi, seperti apa formatnya, bagaimana cara membuatnya lengkap dengan beberapa contoh surat resmi untuk berbagai keperluan yang bisa dijadikan rujukan.

Pengertian Surat Resmi

Surat resmi tidak lain adalah surat yang biasanya dibuat oleh instansi pemerintah, organisasi, perusahaan, sekolah atau juga individu yang format dan tata bahasanya mengikuti aturan pembuatan surat resmi.

Berbeda dengan surat biasa yang bisa dibuat sesuai keinginan si pembuat, surat resmi haruslah dibuat mengikuti format baku surat resmi dan tata bahasa formal sesuai kaidah penulisan bahasa indonesia yang baik dan benar.

Sebelum melihat contoh surat resmi, mari fahami dulu bagian-bagian surat resmi atau struktur surat resmi agar Anda lebih mudah dalam membuatnya nanti.

Format Surat Resmi

Dalam membuat surat resmi ada beberapa bagian yang harus Anda perhatikan. Secara garis besar, sebuah surat resmi harus berisi bagian-bagian surat resmi seperti berikut ini:

1. Kop Surat

Surat resmi yang dibuat oleh instansi, organisasi, perusahaan ataupun kelompok tertentu harus memiliki kop surat yang berfungsi sebagai informasi awal mengenai dari mana surat tersebut berasal.

Selain itu, keberadaan kop surat juga akan lebih mempertegas bahwa surat tersebut adalah sebuah surat resmi.

Baca juga: surat lamaran kerja

Adapun mengenai hal-hal apa saja yang harus disertakan di bagian kop surat sebenarnya tidak ada aturan baku karena bergantung pada keinginan pembuat surat. Namun agar informasi yang termuat lengkap, maka kop surat bisa diisi dengan informasi berikut ini:

Logo instansi, organisasi atau perusahaan yang membuat surat.
Nama instansi.
Alamat lengkap instansi.
Nomor kontak atau alamat email instansi.
Kode pos.2.

2. Nomor Surat

Selain surat resmi yang dibuat oleh individu, bagian surat resmi selanjutnya yang keberadaannya sangat penting adalah nomor surat. Bagian ini nantinya akan digunakan untuk keperluan pengarsipan oleh si penerima surat.

Kemudian mengenai penulisan nomor surat pada surat resmi juga tidak ada aturan baku. Setiap instansi bebas menentukan format nomor surat masing-masing namun tentunya tidak boleh sembarangan karena setiap karakter yang menyusun nomor surat akan memiliki arti tertentu.

3. Tempat dan Tanggal Surat Dibuat

Penulisan tempat dan tanggal pembuatan surat resmi bertujuan untuk memberi informasi kepada penerima surat mengenai di mana dan kapan surat tersebut di buat. Bagi penerima, hal ini akan sangat penting karena dari tanggal pembuatan surat akan diketahui apakah surat tersebut masih baru atau sudah lama sehingga masa berlakunya telah habis.

4. Bagian Lampiran

Bagian lampiran ini memuat informasi jumlah dokumen lain yang dilampirkan pada surat resmi. Lampiran ini biasanya berupa dokumen yang melengkapi informasi yang termuat di dalam surat.

5. Perihal

Perihal adalah bagian surat resmi yang menerangkan tujuan atau inti pokok yang termuat di dalam surat. Dengan diisinya bagian perihal ini, penerima surat bisa mengetahui tujuan atau ini dari surat tersebut.

6. Alamat Tujuan Surat

Semua surat apalagi surat resmi tentu harus memiliki alamat tujuan surat. Bagian ini diisi dengan informasi kepada siapa surat tersebut ditujukan.

7. Salam Pembuka Surat

Salam pembuka juga merupakan bagian yang lumrah ada di dalam surat resmi. Bagian ini berfungsi sebagai pembuka surat sebelum masuk ke bagian isi.

8. Bagian Isi

Bagian ini berisi inti pokok yang akan disampaikan oleh pembuat surat kepada penerima surat. Di sinilah segala maksud atau informasi penting dari pengiriman surat dituliskan oleh si pembuat surat.

9. Salam Penutup Surat

Bagian ini berfungsi untuk menutup atau mengakhiri surat. Sebagaimana sebelumnya surat sudah dibuka dengan salam pembuka, maka di bagian akhir surat juga harus ditutup dengan salam penutup.

10. Tanda Tangan dan Nama Terang Pembuat atau Penanggung Jawab Surat

Bagian ini diisi dengan nama pimpinan atau penanggung jawab surat. Selain nama, penanggung jawab juga harus membubuhkan tanda tangan sebagai penguat atau penanda bahwa surat tersebut sah.

11. Tembusan

Bagian terakhir yang juga penting di dalam surat resmi adalah tembusan. Di bagian ini isinya adalah informasi mengenai siapa saja atau instansi mana saja yang berkepentingan untuk mengetahui isi surat tersebut.

Baca juga: Berbagai contoh CV lengkap

Cara Membuat Surat Resmi

Setelah mengetahui format atau struktur surat resmi, maka untuk membuatnya kita hanya perlu mengikuti format tersebut. Berdasarkan formatnya, berikut ini cara membuat surat resmi yang baik dan benar:

Siapkan kop instansi yang akan dijadikan sebagai kepala surat. Meskipun tidak ada aturan baku, kop ini sebaiknya berisi informasi lengkap instansi seperti yang sudah dituliskan pada bagian format surat resmi di atas.
Isikan nomor surat dengan jelas dan tidak asal-asalan. Gunakan saja format penulisan nomor surat yang selama ini digukana di instansi Anda.
Tuliskan dengan jelas di mana dan tanggal berapa surat dibuat. Tanggal surat ini bisa Anda posisikan di sebelah kanan kertas surat ataupun di bagian kiri.
Jika surat resmi yang Anda buat memiliki dokumen lain sebagai lampiran, maka tuliskan pula jumlah dokumen yang dilampirkan pada bagian lampiran surat.
Di bagian perihal tuliskan dengan singkat dan jelas inti pokok yang termuat di dalam surat. Misalnya jika surat tersebut adalah surat undangan rapat untuk membahas rencana anggaran desa, maka di bagian perihal bisa Anda isi dengan “rapat pembahasan rencana anggaran desa”.
Kemudian di bagian alamat tujuan surat silahkan Anda isi dengan nama dan alamat dari si penerima surat. Tuliskan nama penerima secara lengkap beserta gelarnya jika ada.
Bagian salam pembuka bisa Anda isi dengan kalimat salam seperti “Assalamu’alaikum”, “Dengan Hormat”, “Salam Olahraga” dan yang semisalnya.
Lalu di bagian isi silahkan tuliskan inti pokok surat atau pokok permasalahan yang akan disampaikan kepada penerima surat. Bagian isi ini tidak perlu bertele-tele. Tuliskan saja maksud Anda berkirim surat dengan singkat, padat dan jelas.
Meski terkadang ada beberapa contoh surat resmi yang tidak menyertakan salam penutup, namun sebagai bentuk kesopanan ada baiknya agar Anda menyertakan bagian ini pada surat resmi yang Anda buat. Salam penutup untuk surat resmi bisa Anda isi dengan kalimat “Wassalam”, “Hormat Kami”, “Hormat Saya” dan semisalnya.
Selanjutnya di bagian nama dan tanda tangan penanggung jawab surat, isikan dengan nama terang berikut gelar si penanggung jawab serta jangan lupa dibubuhkan tanda tangan.
Yang terakhir di bagian tembusan silahkan diisi dengan nama lembaga, instansi atau individu yang mengetahui pembuatan dan isi surat yang Anda buat.

Baca juga: contoh surat permohonan

Perbedaan Surat Resmi dan Surat Pribadi

Sebelumnya telah kami singgung sedikit mengenai letak perbedaan surat resmi dan surat pribadi yakni pada penggunaan tata bahasa nya. Jika pada surat pribadi bahasa yang digunakan bisa lebih santai, maka pada surat resmi bahasa yang digunakan harus formal, tidak bertele-tele, jelas, dan berpola tetap.

Selain itu format atau unsur-unsur yang membentuk surat resmi dan surat pribadi juga berbeda. Umumnya, surat pribadi akan memiliki format sebagai berikut:

Tempat dan tanggal penulisan surat
Tujuan surat
Salam pembuka surat
Isi surat
Salam penutup surat
Identitas pengirim (nama terang dan tanda tangan)

Sedangkan surat resmi, bentuk formatnya bisa Anda lihat kembali pada bagian penjelasan mengenai format surat resmi di atas.

Simak : contoh surat penawaran